Επισκέψεις από Ιούλιο 2003-Στατιστικά

Οδηγός ιδιωτικών αρχείων

O Οδηγός on line:

α΄ έκδοση 1995 pdf

β΄ έκδοση 2005 Access 97 Access 2000 Excel

Βοήθεια

Ο Οδηγός Ιδιωτικών Αρχείων 2005 που υλοποίησε η Επιτροπή Ιδιωτικών Αρχείων της Ελληνικής Αρχειακής Εταιρείας αποτελεί τη συνέχεια μιας προσπάθειας που ξεκίνησε από την Εταιρεία δέκα χρόνια πριν, με την πρώτη έκδοση του Οδηγού.   Σκοπός της πρωτοβουλίας είναι η χαρτογράφηση του τοπίου των ιδιωτικών αρχείων στη χώρα μας η οποία προσκρούει ενίοτε σε αντικειμενικές δυσκολίες και αδυναμίες. Παράλληλα, εκπληρώνει το βασικό στόχο, που είχε από τότε τεθεί, της ενημέρωσης, συμπλήρωσης και επανέκδοσής του.

Από την εποχή της πρώτης έκδοσης του Οδηγού πολλά πράγματα άλλαξαν στο χώρο των αρχείων. Ιδρύθηκαν νέοι αρχειακοί φορείς, εξελίχθηκαν και εμπλουτίστηκαν παλαιότεροι και στελεχώθηκαν από νέους αρχειονόμους με αποτέλεσμα το τοπίο των ιδιωτικών αρχείων να καταστεί σύνθετο και πλουσιότερο, γεγονός που κατέστησε ακόμα πιο επιτακτική την ανάγκη σύνταξης νέου Οδηγού.

Η διαδικασία που ακολούθησε η Επιτροπή Ιδιωτικών Αρχείων  για την ενημέρωση και επανέκδοση του Οδηγού περιλάμβανε δύο δράσεις.

Η πρώτη δράση ήταν η αποστολή ερωτηματολογίων σε εκατόν πενήντα περίπου φορείς και ιδιώτες με τα παρακάτω πεδία:

  • Τίτλος/όνομα αρχείου ή συλλογής
  • Χρονολογίες (ακραίες χρονολογίες που καλύπτει το υλικό)
  • Παραγωγός (έτη γέννησης/θανάτου, ιδιότητα, αν πρόκειται για πρόσωπο/μέλη οικογένειας έτη ίδρυσης/λειτουργίας, αντικείμενο, αν πρόκειται για νομικό πρόσωπο)
  • Μέγεθος και υπόστρωμα του αρχείου ή της συλλογής
  • Συνοπτική παρουσίαση περιεχομένου
  • Όροι πρόσβασης
  • Εργαλεία έρευνας

Τα απαντητικά δελτία που έλαβε η Επιτροπή ήταν ανομοιογενή όσον αφορά τη συμπλήρωση των ζητούμενων πεδίων. Πολλά ήταν πλήρη άλλα, όμως, είχαν ελλείψεις. Η εισαγωγή των στοιχείων στη βάση δεδομένων έγινε ακριβώς όπως δόθηκαν από τους διάφορους φορείς και ιδιώτες.

Η δεύτερη δράση ήταν η συμπλήρωση αρχείων από πληροφορίες συναδέλφων και ερευνητών, δημοσιεύματα, ιστοσελίδες αρχειακών φορέων, παλαιότερους καταλόγους καθώς και από την πρώτη έκδοση του Οδηγού. Σε κάθε περίπτωση προτιμήθηκε να αναφερθούν οι επισημάνσεις των αρχείων έστω και με στοιχειώδεις πληροφορίες παρά να διαφύγει τελείως η πληροφορία. Στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία. Στην έντυπη, που κρίθηκε απαραίτητη για λόγους χρηστικότητας και ευρύτερης διάδοσης, επιλέχθηκαν για λόγους ομοιομορφίας και ουσίας τα πεδία : Τίτλος, Φορέας, Χρονολογίες.

Τα αρχεία στον Οδηγό παρουσιάζονται σε τέσσερις κατηγορίες

  • αρχεία προσώπων και οικογενειών,
  • αρχεία τραπεζών, επιχειρήσεων και εμπορικών οίκων,
  • αρχεία πολιτικών και συνδικαλιστικών οργανώσεων, επιστημονικών εταιριών και άλλων συλλογικοτήτων (στη βάση δεδομένων η κατηγορία έχει τίτλο: Συλλογικά Σώματα),
  • αρχεία με αποδιδόμενο θεματικό τίτλο (στη βάση δεδομένων η κατηγορία έχει τίτλο: Θεματικοί Τίτλοι) .

Στην Επιτροπή έγινε εποικοδομητικός διάλογος και αναπτύχθηκε πλούσιος προβληματισμός για τις κατηγοριοποιήσεις των αρχείων: με ποια κριτήρια χαρακτηρίζεται ένα αρχείο ως ιδιωτικό, και ποιος είναι ο ενδεδειγμένος τρόπος αναγραφής των τίτλων των αρχείων. Έτσι, προέκυψε η κατηγορία «αρχεία με αποδιδόμενο τίτλο» όπου συμπεριλήφθηκαν τα αρχεία για τα οποία ο προσδιορισμός του δημιουργού και της προέλευσης δεν ήταν σαφής, ενώ μπορούσε να θεωρηθεί ότι έφεραν έναν αποδιδόμενο τίτλο.
Ο τρόπος αναγραφής των τίτλων των εμπορικών οίκων, των επιχειρήσεων και των ανωνύμων εταιρειών απασχόλησε αρκετά την Επιτροπή. Μεταξύ της άποψης ότι η ονομασία καταγράφεται ακριβώς όπως εμφανίζεται στην επωνυμία ή στο λογότυπο της εταιρείας ή του εμπορικού οίκου και της άποψης ότι αναγράφεται σύμφωνα με το όνομα των φυσικών προσώπων ή με άλλα στοιχεία που εμπεριέχονται στο λογότυπο προκρίθηκε η λύση να προηγηθεί το όνομα, και μάλιστα στις περιπτώσεις των φυσικών προσώπων, το επίθετο και να ακολουθήσει ο προσδιορισμός του αντικειμένου εργασιών και της νομικής υπόστασης της επιχείρησης, με σκοπό την ευκολότερη αναζήτησή του.  Σημειώνεται ότι στοιχεία για εταιρείες, εμπορικούς οίκους και στελέχη επιχειρήσεων μπορούν να αναζητηθούν και στις αρχειακές σειρές των τραπεζών.

Σε ό,τι αφορά την επιλογή των αρχείων που περιλήφθηκαν στον Οδηγό η Επιτροπή απέκλεισε αρχεία που περιέχουν αποκλειστικά εφημερίδες ή αποκόμματα Τύπου, ενώ συμπεριέλαβε όσα απαρτίζονταν από φωτοαντίγραφα, γιατί συχνά αποτελούν προσβάσιμο υλικό στις περιπτώσεις που το πρωτότυπο είναι δυσπρόσιτο.

Εντυπωσιακά αποτελέσματα της εμπλουτισμένης επανέκδοσης είναι α) το πλήθος των ιδιωτικών αρχείων που εμφανίζεται - δύο χιλιάδες τετρακόσια περίπου λήμματα, διπλάσιος αριθμός επισημάνσεων από την πρώτη έκδοση - και β) ο εντοπισμός τμημάτων αρχείων που για διάφορους λόγους είναι διασπασμένα.

Η Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία ελπίζει ότι ο Οδηγός Ιδιωτικών Αρχείων, παρά τις αναπόφευκτες ελλείψεις θα φανεί χρήσιμο εργαλείο στους ερευνητές και τους αρχειονόμους και θα αποτελέσει πρόκληση για όσους φορείς δεν ήταν σε θέση να ανταποκριθούν στη συγκεκριμένη προσπάθεια, ώστε να οργανωθούν και να συνεργαστούν με την αρχειακή κοινότητα που ολοένα πληθαίνει και εξελίσσεται. Οι παραλείψεις και ελλείψεις του Οδηγού είναι θεμιτό να αποτελέσουν αφετηρία για συζήτηση, συμπλήρωση και τελικά ευρύτερη ανταλλαγή και κοινοποίηση πληροφοριών που σήμερα αποτελεί μονόδρομο.

Στην Επιτροπή Ιδιωτικών Αρχείων συμμετείχαν οι:
Χριστίνα Βάρδα (υπεύθυνη της Επιτροπής), Αλέκος Ζάννας, Σοφία Μπόρα, Νίκος Παντελάκης, Αμαλία Παππά, Ζήσιμος Συνοδινός. 

Το σχεδιασμό της ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων και τη δημοσίευσή της στην  ιστοσελίδα της Ε.Α.Ε. ανέλαβαν τα μέλη της Επιτροπής Διαδικτύου, νέων τεχνολογιών και οπτικοακουστικών αρχείων της Ε.Α.Ε. Κάλλια Χατζηγιάννη (υπεύθυνη της Επιτροπής, διαχειρίστρια της ιστοσελίδας της Ε.Α.Ε.) και Γιώργος Χαρωνίτης (σχεδιασμός βάσης δεδομένων).

O Οδηγός on line:

Access 97 Access 2000 Excel pdf
Βοήθει